Tạo lời chào tự động trong Zalo OA là tính năng quan trọng giúp chủ page tiết kiệm thời gian, chào đón khách chuyên nghiệp và giảm nguy cơ bỏ lỡ tin nhắn. Khi người dùng vừa nhắn tin lần đầu, hệ thống sẽ tự động gửi một đoạn chào hỏi kèm hướng dẫn cơ bản. Nhờ đó, khách hàng có cảm giác được tôn trọng, còn doanh nghiệp vẫn giữ được sự hiện diện dù không luôn online.
Nội dung chính
Tạo lời chào tự động trong Zalo OA là gì?
Khái niệm cơ bản và cách hoạt động
Tạo lời chào tự động trong Zalo OA hiểu đơn giản là cài sẵn một đoạn tin nhắn để hệ thống gửi tự động khi người dùng mới bắt đầu cuộc hội thoại. Tin nhắn này thường giới thiệu ngắn gọn về thương hiệu, cách hỗ trợ và những lựa chọn chính mà khách có thể thao tác. Toàn bộ quá trình diễn ra tự động nên quản trị viên không cần trả lời thủ công từng trường hợp mới.
Lợi ích với doanh nghiệp và thương hiệu
Khi bạn Tạo lời chào tự động trong Zalo OA, tỷ lệ phản hồi tin nhắn của khách thường được cải thiện đáng kể vì họ biết mình nên làm gì tiếp theo. Doanh nghiệp cũng xây dựng được hình ảnh chuyên nghiệp, nhất quán trong mọi khung giờ, kể cả buổi tối hoặc cuối tuần. Ngoài ra, tin nhắn chào còn giúp bạn dẫn khách tới menu, form đặt hàng hoặc nút gọi điện chỉ với một cú chạm.
Tạo lời chào tự động trong Zalo OA cần chuẩn bị gì?
Yêu cầu về tài khoản và phân quyền
Để Tạo lời chào tự động trong Zalo OA, bạn cần có tài khoản quản trị hoặc được phân quyền phù hợp trên Official Account. Hãy đảm bảo OA đã được xác thực và thiết lập các thông tin cơ bản như tên, mô tả, ảnh đại diện đầy đủ. Việc phân quyền rõ ràng giúp tránh tình trạng nhiều người cùng sửa kịch bản, gây xung đột nội dung lời chào.
Xác định phong cách và nội dung lời chào
Trước khi Tạo lời chào tự động trong Zalo OA, bạn nên xác định rõ tệp khách hàng chính của mình là ai và giọng điệu muốn sử dụng. Có thể chọn phong cách thân thiện, hài hước hoặc trang trọng tùy vào ngành nghề và định vị thương hiệu. Khi nội dung phù hợp tâm lý người nhận, lời chào sẽ tự nhiên hơn và tăng khả năng khách tiếp tục tương tác.
Tạo lời chào tự động trong Zalo OA từng bước chi tiết
Bước 1: Đăng nhập trang quản trị Zalo OA
Đầu tiên, để Tạo lời chào tự động trong Zalo OA, bạn hãy truy cập trang quản trị OA bằng trình duyệt hoặc ứng dụng Zalo trên máy tính. Tiếp đó, chọn đúng Official Account mà bạn muốn thiết lập lời chào trong danh sách quản lý. Việc chọn đúng OA giúp tránh sửa nhầm kịch bản của những tài khoản khác trong hệ thống.
Bước 2: Truy cập khu vực tin nhắn và kịch bản
Sau khi đăng nhập, bạn bắt đầu Tạo lời chào tự động trong Zalo OA bằng cách mở phần cài đặt tin nhắn hoặc kịch bản chăm sóc khách hàng. Trong mục này thường có các tuỳ chọn như trả lời nhanh, tin nhắn ngoài giờ, tin nhắn chào mừng khách mới. Bạn chỉ cần chọn đúng mục lời chào đầu tiên để tiến hành chỉnh sửa nội dung.
Bước 3: Nhập nội dung lời chào và thiết lập điều kiện
Ở bước tiếp theo, bạn Tạo lời chào tự động trong Zalo OA bằng cách nhập đoạn văn bản chào hỏi sao cho ngắn gọn, rõ ràng và dễ hiểu. Có thể thêm gợi ý thao tác như “1 – Xem sản phẩm”, “2 – Gặp nhân viên tư vấn” để khách dễ lựa chọn. Cuối cùng, hãy lưu cài đặt và kiểm tra điều kiện kích hoạt để đảm bảo lời chào chỉ gửi đúng cho khách mới.
Bước 4: Kiểm tra thử trên tài khoản người dùng
Sau khi đã Tạo lời chào tự động trong Zalo OA, bạn nên dùng một tài khoản Zalo khác để thử nhắn tin tới OA. Khi tin nhắn đầu tiên được gửi đi, hãy quan sát xem hệ thống có gửi lời chào đúng nội dung, đúng thời điểm hay không. Nếu phát hiện lỗi chính tả, sai link hoặc thông tin chưa hợp lý, bạn hãy quay lại chỉnh sửa ngay trên trang quản trị.
Tạo lời chào tự động trong Zalo OA sao cho hiệu quả
Gợi ý mẫu lời chào thu hút và lịch sự
Để Tạo lời chào tự động trong Zalo OA thu hút, bạn có thể sử dụng cấu trúc gồm ba phần: chào – giới thiệu – gợi ý hành động. Ví dụ: chào khách bằng tên nếu có, giới thiệu ngắn gọn về thương hiệu, sau đó đưa ra vài lựa chọn như xem sản phẩm nổi bật hoặc kết nối nhân viên. Cách viết này giúp khách không bị choáng ngợp mà vẫn biết rõ bước tiếp theo cần làm.
Khi Tạo lời chào tự động trong Zalo OA, bạn nên tận dụng thêm các nút bấm nhanh, menu hoặc link dẫn tới website, landing page. Lời chào chỉ là bước mở đầu, còn các nút hành động sẽ giúp khách di chuyển nhanh tới khu vực họ quan tâm nhất. Sự kết hợp này vừa giảm bớt thao tác gõ, vừa tăng tỉ lệ chuyển đổi từ người hỏi sang người mua.
Sai lầm thường gặp khi thiết lập lời chào
Không ít đơn vị khi Tạo lời chào tự động trong Zalo OA lại viết đoạn văn quá dài, dùng nhiều câu quảng cáo khiến khách cảm thấy khó chịu. Một số khác mắc lỗi hứa hẹn hỗ trợ 24/7 nhưng thực tế không có người trực, làm khách chờ đợi mà không nhận được phản hồi tiếp theo. Tốt nhất, bạn nên giữ lời chào ngắn gọn, trung thực và luôn gắn với quy trình chăm sóc thực tế khám phá thêm tại zalo web.
Khi đã quen với việc Tạo lời chào tự động trong Zalo OA, bạn có thể phát triển thêm nhiều kịch bản khác như chăm sóc sau mua, gửi ưu đãi định kỳ hoặc nhắc nhở đơn hàng. Điều quan trọng là thường xuyên xem lại thống kê, điều chỉnh nội dung dựa trên phản hồi thực tế từ khách hàng. Nhờ đó, kênh Zalo OA của bạn vừa tiết kiệm thời gian vận hành, vừa xây dựng được trải nghiệm chuyên nghiệp và thân thiện hơn trong mắt người dùng.